Operations Manager für skalierbare Prozesse in einer Remote-Agentur (m/w/d) · Remote

Das ist dein Job bei uns

Im Quartals-Check-in stehen drei Key Results seit zwei Wochen still. Niemand hat sie aktualisiert. Du fragst nicht nach dem Status. Du schaust in den Prozess dahinter.

Du gehst den Ablauf mit zwei Team Leads durch. Die Zahlen für das Key Result liegen in drei Tools. Jemand muss sie jeden Montag von Hand zusammentragen. Also passiert es nicht.

Du baust den Ablauf neu. In ClickUp entsteht ein Workflow mit klaren Verantwortlichen und Fristen. Die Zahlen laufen über Make automatisch in ein Dashboard. Das baust du mit Ali und Arthur aus unserem Prozess-Team. Die SOP dazu schreibst du selbst.

Im Reporting an Lukas und Sebastian aus der Geschäftsführung liegt der Zielfortschritt jetzt jede Woche auf dem Tisch.

Zwei Wochen später nimmst du dir den nächsten Bottleneck vor. Nicht, weil jemand sich beschwert, sondern weil genau das dein Job ist. Du schaffst dem ganzen Team Freiräume.

Wofür wir arbeiten

Wir wollen der stärkste ganzheitliche Wachstumspartner für E-Commerce-Brands im DACH-Raum sein.

Denn was wir immer wieder sehen: Agenturen und Dienstleister betreuen Brands nischig und siloartig, Kanal für Kanal, ohne Blick aufs Ganze. Dabei bleiben enorme Potenziale auf der Strecke.

Wir verstehen uns deshalb nicht als Dienstleister, sondern als Teil des Unternehmens unserer Kunden. Dafür arbeiten bei EVOLVE 30 Spezialisten in sechs Fachbereichen zusammen, vollständig remote und seit dem ersten Tag.

Was dich hier erwartet

Du baust nicht nur die Prozesse im Hintergrund. Du sorgst im Alltag dafür, dass sie funktionieren: Deadlines werden eingehalten, Aufgaben abgeschlossen, Projekte kommen voran.

Denn die besten Prozesse bringen nichts, wenn niemand nachhält, ob sie greifen. Genau das ist deine Aufgabe.

Was das im Alltag heißt:

• Du übersetzt die Jahres- und Quartalsziele in konkrete Maßnahmen, Meilensteine und Checklisten. So bleibt die Strategie im Alltag greifbar.

• Du entwickelst KPI-Dashboards und reportest regelmäßig an die Geschäftsführung und Team Leads. Abweichungen siehst du, bevor sie zum Problem werden.

• Du steuerst die operativen Abläufe vor allem innerhalb der Agentur und bei Bedarf zusätzlich in Finance und People Ops, von Rechnungswesen bis Onboarding. Die fachliche Verantwortung dafür bleibt bei der Geschäftsführung.

• Du führst neue Automationen über Make und n8n ein. Für die Umsetzung stellen wir dir ein Team zur Verfügung.

• Du baust und pflegst SOPs und ClickUp-Workflows für unsere Kernprozesse, gemeinsam mit den Teams, die täglich damit arbeiten.

• Du betreibst das OKR-System im Alltag: Reminder, Check-ins, Dashboards. Ziele, die niemand nachhält, bleiben.

• Zusammen mit den Team Leads gehst du Bottlenecks im Tagesgeschäft durch und löst sie an der Wurzel, nicht mit einem Pflaster.

Der letzte Punkt ist uns wichtig. Diese Rolle gibt es bei uns nur einmal, deshalb bist du die Schnittstelle zwischen allen sechs Fachbereichen, nicht nur zu einem Team.

Das solltest du mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung im Projekt- und Prozessmanagement, idealerweise im Agentur- oder E-Commerce-Umfeld.

• Du kennst dich mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Asana aus und verstehst in den Grundzügen Automation-Tools wie Make oder n8n.

• Analytisches und systemisches Denken mit Controlling-Grundlagen. Du siehst nicht nur die Kennzahl, sondern was dahinter steckt.

• Sehr gute Selbstorganisation, da wir 100 % remote arbeiten.

• Klare, strukturierte Kommunikation nach innen und außen. Du arbeitest mit Team Leads auf Augenhöhe an ihren Prozessen, ohne sie disziplinarisch zu führen.

• Sicherer Umgang mit Google Tabellen und Excel für Auswertungen und Datenstrukturen.

• Hohe Affinität für AI-Tools wie ChatGPT, Claude und Co. Du nutzt sie, um Systeme zu bauen und Probleme zu lösen, nicht nur um Texte zu erstellen.

Direkt gesagt: Dieser Job passt nicht zu jedem

Du solltest dich nicht bewerben, wenn dir das Tagesgeschäft zu kleinteilig ist. Diese Rolle lebt von Prozessen und Details, nicht von reiner Strategiearbeit.

Du bist bei uns auch nicht richtig, wenn dir Prozessmanagement noch komplett fremd ist. Genau diese Erfahrung macht hier den Unterschied.

Der Rahmen

• Klare Entwicklungsperspektive Richtung Head of Operations

• 100 % Remote seit Tag 1, kein Hybrid-Kompromiss

• 30 Tage Urlaub

• Betriebliche Altersvorsorge, Jobrad und Firmenfitness über Wellpass

• Laptop deiner Wahl und hochwertige Homeoffice-Ausstattung

• Weiterbildungsbudget sowie Unterstützung durch interne und externe Quellen und Mentoren an deiner Seite

• Voller Zugriff auf unseren internen AI-Stack

• Zweimal jährlich Teamevents und Workations

So läuft der Prozess

Deine Bewerbung. Dein Lebenslauf reicht. Wenn wir Rückfragen haben, schicken wir dir einen kurzen Fragebogen.

Erstgespräch. Ein kurzes Video-Gespräch mit Vanessa aus unserem HR: gegenseitiges Kennenlernen, Rahmen und Erwartungen.

Fachgespräch. Hier geht es in die Tiefe, mit der Geschäftsführung oder dem Head of Operations.

Finales Kennenlernen. Mit der Geschäftsführung und deinem zukünftigen Ansprechpartner, persönlich und fachlich. Hier definieren wir deine Stelle noch einmal genau auf Basis deiner Stärken und Interessen.

Entscheidung und Start. Wir entscheiden schnell und planen dein Onboarding gemeinsam.

Deine Entwicklung bei uns

Kurzfristig, die ersten zwei Monate. Du lernst die Abläufe unserer sechs Fachbereiche kennen. Du übernimmst das Zielsystem im Alltag: Check-ins, Reminder, Dashboards.

Mittelfristig. Du verantwortest Prozesse und Automationen in deinen Bereichen eigenständig. Dazu kommt die operative Steuerung der Finance- und People-Ops-Abläufe.

Langfristig. Fachlaufbahn mit Schwerpunkt Systeme und Automation. Oder Führungslaufbahn in Richtung Head of Operations, sobald Zielsystem, Prozesslandschaft und KPI-Landschaft stehen. Beide Wege entstehen durch Ergebnisse und nicht durch Wartezeit.

Deine Ansprechpartnerin

Vanessa, unsere HR Managerin, ist dein erster Kontakt und freut sich auf deine Bewerbung.